¿Cuándo debo hacer retenciones?

Una retención es cuando tú —como comprador— le descuentas un porcentaje de la plata a tu proveedor y se lo pagas directamente al Estado en nombre de él. Es como si el gobierno te nombrara cobrador.

Esto lo hacen las empresas que son "agentes de retención". La mayoría de pequeños tenderos NO son agentes de retención, pero es bueno entender cuándo el que te compra sí puede aplicártela a ti.

Los tres más comunes son:

• Retefuente (retención en la fuente): la practica quien es agente de retención (las empresas y algunos comerciantes grandes) cuando le compra a otro o le paga un servicio. La tarifa depende de qué se paga y de si quien recibe el pago declara renta: – Compras de mercancía: 2,5% si el vendedor declara renta; si no declara, la tarifa es otra. – Servicios en general (una reparación, un mantenimiento): 4% si quien presta el servicio declara renta; si no declara, la tarifa puede ser distinta: pregúntale a tu contador. – Honorarios (lo que se le paga a un profesional independiente, como un contador o un abogado): 11%; para algunas personas naturales puede ser menos. Además, solo se retiene si el pago supera un monto mínimo que la ley fija en UVT (Arts. 392 y 401 del Estatuto Tributario y Decreto 1625 de 2016).

• ReteIVA: aplica cuando una empresa grande le compra a un responsable de IVA. Es el 15% del valor del IVA de la transacción.

• ICA (Impuesto de Industria y Comercio): lo cobra el municipio sobre los ingresos de tu negocio. No es exactamente una "retención" pero funciona parecido — se declara periódicamente.

Si tienes un negocio en Villavicencio, la tarifa de ICA para comercio al por menor es de 4 por mil (0.4% de tus ventas brutas). Eso significa que si vendiste $10.000.000 en un trimestre, debes $40.000 de ICA.

El ICA se declara y se paga cada trimestre, con plazo aproximado hasta el 31 de enero, 30 de abril, 31 de julio y 31 de octubre (verifica las fechas exactas en la Alcaldía de tu municipio, porque varían).

Si eres un pequeño tendero o barbero y vendes a consumidores finales, probablemente nadie te aplica retención. Pero si le vendes a una empresa grande (supermercado, distribuidora, institución pública), esa empresa puede descontarte retención del pago.

Ejemplo real: Le vendes $5.000.000 en productos a una distribuidora. Ellos te pagan $4.875.000 y los otros $125.000 los mandaron a la DIAN en tu nombre (2.5% de retefuente sobre compras). No es que te estén robando — ese dinero ya fue pagado de tu impuesto de renta.

Cuando registras un gasto en SURTIA, lo describes en palabras simples y la app te sugiere si podría aplicar retención y con qué tarifa. Es una sugerencia: tú la revisas y decides si la confirmas; si no la confirmas, el gasto se guarda sin retención. Si la app no reconoce el concepto, no te sugiere nada, y eso no quiere decir que no haya retención.

No necesitas memorizarte tablas complicadas para cada compra. Pero si no sabes si te toca retener, o tienes dudas con un pago puntual, pregúntale a tu contador antes de hacerlo: retener de más o de menos también trae problemas.