¿Cómo liquido a mi empleado?

Las prestaciones sociales son pagos que la ley colombiana le exige a todo empleador hacerle a sus empleados, además del salario mensual. Son obligatorias — si no las pagas a tiempo puedes recibir multas del Ministerio de Trabajo.

Las más importantes son: prima de servicios, cesantías, intereses sobre cesantías y vacaciones. Todas se calculan a partir del salario base y el tiempo trabajado.

La prima de servicios equivale a un mes de salario por cada año trabajado y se paga en dos partes (Art. 306 del Código Sustantivo del Trabajo, C.S.T.): • A más tardar el 30 de junio: por el primer semestre (enero–junio) • A más tardar el 20 de diciembre: por el segundo semestre (julio–diciembre) Si el empleado se va antes, se le paga la parte proporcional al tiempo que trabajó en ese semestre.

Fórmula: (Salario + auxilio de transporte) × días trabajados en el semestre ÷ 360

Ejemplo con el salario mínimo de 2026 ($1.750.905) más el auxilio de transporte ($249.095), o sea $2.000.000: Por un semestre completo (180 días): $2.000.000 × 180 ÷ 360 = $1.000.000 de prima.

Las cesantías son un ahorro que la ley obliga a guardarle al empleado: un mes de salario por cada año trabajado, y la parte proporcional si trabajó menos (Art. 249 C.S.T.). Por regla general se le deben al terminar el contrato, sin importar el motivo: si renuncia, si lo despides (con o sin justa causa) o si se acaba el plazo del contrato. Mientras sigue trabajando, el empleado solo puede retirarlas en los casos que permite la ley, como comprar o mejorar vivienda o pagar estudios.

Fórmula: (Salario + auxilio de transporte) × días trabajados ÷ 360

El auxilio de transporte entra en la cuenta solo si se lo pagas (lo reciben quienes ganan hasta 2 salarios mínimos: $3.501.810 en 2026).

Ejemplo con el salario mínimo de 2026 ($1.750.905) más el auxilio de transporte ($249.095), o sea $2.000.000: • Un año completo: $2.000.000 × 360 ÷ 360 = $2.000.000 de cesantías. • 8 meses (240 días): $2.000.000 × 240 ÷ 360 = $1.333.333.

Cada año haces el corte al 31 de diciembre y consignas las cesantías de ese año en el fondo que el empleado escogió, a más tardar el 14 de febrero del año siguiente (la ley dice «antes del 15 de febrero»). Si te pasas de esa fecha, además de consignarlas debes pagarle al empleado un día de salario por cada día de retraso (Ley 50 de 1990, Art. 99).

Si el contrato termina y hay cesantías que no has consignado (las del año en curso, o las de un año anterior que no llevaste al fondo), no van al fondo: se las pagas directamente al empleado con la liquidación, junto con sus intereses (Ley 50 de 1990, Art. 99).

Son el 12% anual sobre las cesantías y se calculan en proporción al tiempo trabajado. A diferencia de las cesantías, no van al fondo: se le pagan directamente al empleado.

Fórmula: Cesantías × días trabajados × 12% ÷ 360

Ejemplos: • Un año completo: $2.000.000 × 360 × 12% ÷ 360 = $240.000. • 8 meses (240 días): $1.333.333 × 240 × 12% ÷ 360 = $106.667.

Plazo: a más tardar el 31 de enero del año siguiente, o el día en que termina el contrato si el empleado se va antes. Si no los pagas, la ley te obliga a pagarle además una suma igual a los intereses, por una sola vez: terminas pagando el doble (Ley 52 de 1975, Art. 1).

El empleado tiene derecho a 15 días hábiles de vacaciones pagadas por cada año trabajado (Art. 186 C.S.T.). Si el contrato termina antes de que las disfrute, se le pagan en dinero, en proporción al tiempo trabajado (Art. 189 C.S.T.).

Fórmula: Salario × días trabajados ÷ 720

Ojo: aquí la base es solo el salario ordinario que el empleado gana cuando sale a vacaciones (Art. 192 C.S.T.). El auxilio de transporte no entra en la cuenta porque no es salario, y tampoco se paga durante las vacaciones: es una ayuda para ir a trabajar, y en vacaciones el empleado no va. Si el salario varía, se usa el promedio del último año.

Ejemplos con el salario mínimo de 2026 ($1.750.905): • Un año completo (15 días hábiles): $1.750.905 × 360 ÷ 720 = $875.453. • 8 meses (240 días): $1.750.905 × 240 ÷ 720 = $583.635.

Si terminas el contrato sin una de las justas causas que enumera la ley (Art. 62 C.S.T.), además de la liquidación debes pagar una indemnización (Art. 64 C.S.T.). Se calcula sobre el salario, sin el auxilio de transporte.

Contrato a término indefinido, si el empleado gana menos de 10 salarios mínimos (menos de $17.509.050 al mes en 2026): • Hasta 1 año trabajado: 30 días de salario. • Más de 1 año: 30 días por el primer año, más 20 días por cada año siguiente, y la parte proporcional por la fracción de año. Si gana 10 salarios mínimos o más: 20 días por el primer año y 15 por cada año siguiente, también en proporción.

Contrato a término fijo: pagas los salarios del tiempo que faltaba para que se cumpliera el plazo. Si el contrato era por obra o labor, el tiempo que faltaba para terminar la obra, y nunca menos de 15 días.

Ejemplos con el salario mínimo de 2026 ($1.750.905; el salario de un día es $58.363,50): • Indefinido, 8 meses trabajados: 30 días = $1.750.905. • Indefinido, 3 años y 6 meses: 30 + 20 + 20 + 10 (la mitad de 20 por el medio año) = 80 días = $4.669.080. • Fijo a un año, despedido en el mes 8: faltaban 4 meses = $7.003.620.

Antes de despedir, revisa esto: • El motivo se dice al terminar. Al comunicar el despido tienes que decirle al empleado, por escrito, la causa; después no puedes alegar otra distinta (Art. 62 C.S.T., parágrafo). Para algunas causas, como el bajo rendimiento, la ley exige además avisarle con 15 días de anticipación. Si el despido es por una falta, antes de decidir comunícale por escrito qué se le reprocha, muéstrale las pruebas, escucha su versión y deja constancia de todo. Si tu reglamento de trabajo trae un procedimiento disciplinario, síguelo. • Hay personas a las que no puedes terminarle el contrato sin permiso previo del inspector de trabajo. Entre ellas: una trabajadora embarazada, en licencia de maternidad o en período de lactancia (Arts. 239 y 240 C.S.T.); en algunos casos, un trabajador cuya esposa o compañera permanente esté embarazada o haya dado a luz hace menos de 18 semanas (fuero de paternidad, Ley 2141 de 2021); y una persona con una condición de salud que la protege, por ejemplo con incapacidades o recomendaciones médicas vigentes (Ley 361 de 1997, Art. 26). Si lo haces sin ese permiso, el despido puede quedar sin efecto y el empleado puede ser reintegrado; además debes pagar una indemnización adicional: 60 días de salario en el caso de embarazo o lactancia, y 180 días en el caso de salud. • Todo se paga el día en que termina el contrato. Si ese día no le pagas completos los salarios y las prestaciones, puedes terminar debiéndole un día de salario por cada día de retraso (Art. 65 C.S.T.).

Si lo despides con una justa causa bien comprobada y comunicada, no hay indemnización, pero igual le debes la liquidación completa: salarios pendientes, prima, cesantías, intereses y vacaciones.

Ante la duda, habla con un abogado laboral o con tu contador antes de despedir: un error aquí sale mucho más caro que la consulta.

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Ese acumulado es un estimado para que planees y separes la plata a tiempo, no la liquidación final. Antes de pagarle a un empleado que se va, revisa las cifras con tu contador.

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