¿Qué es la factura electrónica?
Todo sobre la obligación de facturar electrónicamente ante la DIAN: quién está obligado, qué necesitas y qué pasa si no facturas.
Contenido informativo y general, con cifras de 2026. No es asesoría contable, tributaria ni laboral: para tu caso, consulta a tu contador o a un abogado laboral.
¿Qué es una factura electrónica?
La factura electrónica es la versión digital de la factura de venta, con validación de la DIAN en tiempo real. No es solo un PDF que mandas por correo — es un documento XML con firma digital que la DIAN valida antes de que llegue al cliente.
La diferencia clave con una factura de papel: la DIAN puede rastrear cada factura electrónica en el momento en que se genera, lo que le sirve para cruzar información y detectar evasión de impuestos. Por eso la están volviendo obligatoria para cada vez más negocios en Colombia.
¿Quiénes están obligados a facturar electrónicamente?
La obligación de facturar no nace de declarar renta. Nace de lo que haces: deben facturar los comerciantes, quienes ejercen una profesión liberal y quienes venden productos agrícolas o ganaderos (Art. 615 del Estatuto Tributario). Y hoy esa factura tiene que ser electrónica.
La excepción que más le importa a un negocio pequeño: si eres persona natural y cumples todas las condiciones para no ser responsable de IVA (Art. 437, parágrafo 3 del Estatuto Tributario), entre ellas ingresos del negocio menores a 3.500 UVT al año (unos $183 millones en 2026) y un solo local, no estás obligado a facturar (Decreto 1625 de 2016). Si dejas de cumplir una sola de esas condiciones, quedas obligado.
Si estás inscrito en el Régimen Simple (SIMPLE), sí tienes que facturar electrónicamente. Ante la duda, revísalo con tu contador.
¿Qué necesito para empezar?
Para emitir facturas electrónicas necesitas tres cosas:
1. RUT activo: con tu actividad económica correctamente registrada.
2. Un sistema para facturar: puedes contratar un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN, usar un software propio que habilites ante la DIAN o usar la solución gratuita de facturación que la DIAN ofrece en su portal.
3. Firma electrónica: la DIAN la puede otorgar en algunos centros de atención, o puedes usar la de tu proveedor tecnológico.
El proceso de habilitación puede tomar entre 1 y 5 días hábiles la primera vez.
¿Cuánto cuesta?
Depende del proveedor tecnológico y, sobre todo, de CÓMO te cobre. Hay dos modelos: por documento emitido — pagas cada factura que sacas — o mensualidad fija que incluye un número determinado de documentos. Varios cobran aparte la habilitación inicial, la firma electrónica o el soporte, así que el precio del aviso no siempre es el que terminas pagando.
Antes de firmar con cualquiera, pregunta tres cosas:
1. Cuánto pago al mes en total, sin cargos aparte. 2. Cuántos documentos incluye y qué pasa el mes que me paso. 3. Si las notas crédito y débito me gastan cupo.
Hoy SURTIA todavía no emite factura electrónica. Estamos trabajando para habilitarla y te avisaremos cuando esté lista. Mientras tanto, si tu negocio está obligado a facturar electrónicamente, sigue con tu proveedor tecnológico o usa la solución gratuita de facturación electrónica que ofrece la DIAN en su portal (dian.gov.co). SURTIA te sirve para llevar tus ventas, tu inventario y tus cuentas del día a día, pero hoy no reemplaza tu factura electrónica.
¿Y si no facturo electrónicamente?
Depende de la falta. Si estás obligado y no facturas, la DIAN puede cerrarte el negocio: el cierre es de tres días, con sellos de «cerrado por evasión» (Arts. 652-1 y 657 del Estatuto Tributario). Si facturas pero sin cumplir los requisitos, la multa es del 1% del valor de las operaciones mal facturadas, sin pasar de 950 UVT: unos $49,8 millones en 2026 (Art. 652 del Estatuto Tributario). En los dos casos, si reincides, la sanción es más dura. Y del lado de tus compras: para restar en tu declaración de renta lo que les pagas a tus proveedores, necesitas su factura electrónica o el documento soporte (Art. 771-2 del Estatuto Tributario).
Más allá de la sanción económica, los clientes empresariales cada vez más exigen factura electrónica válida — si no puedes emitirla, puedes perder ventas a distribuidoras, colegios, hospitales y empresas que necesitan el soporte para su propia contabilidad.
¿Puedo facturar en papel mientras tanto?
Si no estás obligado a facturar (por ejemplo, eres persona natural no responsable de IVA), no tienes que expedir factura ni documento equivalente. Si decides expedirla de todas formas, tiene que cumplir los requisitos de la DIAN: revisa con tu contador cómo hacerlo. Si sí estás obligado, la factura de papel solo se permite como respaldo cuando falla el sistema, y el tiquete de caja o POS también tiene que ser electrónico. Así que no hay un camino en papel «mientras tanto»: si estás obligado, tienes que facturar electrónicamente desde ya.
Centro educativo SURTIA
El conocimiento es el primer paso.
SURTIA organiza las cuentas por ti.
No reemplaza a tu contador ni sus responsabilidades ante la DIAN.
Todavía no abrimos la venta. Déjanos tus datos y te avisamos apenas abramos.
Quiero que me avisen del lanzamientoTe escribimos apenas abramos la venta.