SURTIA — Sistema de Gestión para Comercios Colombianos
Vigente desde: Abril 2026 | Versión 1.8.1 | Actualizado: 7 de julio de 2026
Al registrarse, descargar o utilizar la aplicación SURTIA, usted acepta estos Términos y Condiciones en su totalidad, así como la Política de Privacidad.
SURTIA es una plataforma de gestión comercial (POS/ERP) diseñada para comercios colombianos. Incluye funcionalidades de punto de venta, inventario, cartera, gastos, contabilidad, reportes y otras herramientas de gestión empresarial según el plan contratado.
Los planes, precios, periodicidad de facturación y garantías de precio conforme al Art. 26 de la Ley 1480 de 2011 se publicarán en esta sección al momento del lanzamiento comercial. Hasta ese momento, cualquier referencia a tarifas, planes o períodos de suscripción en otros canales tiene carácter meramente informativo y no vinculante.
Para consultas sobre el piloto, escríbenos a [email protected].
SURTIA no es entidad financiera, operador de pagos, agregador, pasarela ni intermediario financiero, y carece de licencia SEDPE. SURTIA no recibe, custodia, administra ni dispone en ningún momento del dinero del cliente final del operador. Toda transacción del cliente final (comprador, copropietario, paciente) fluye directamente hacia la cuenta bancaria del operador a través de pasarelas de pago vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia (p. ej. Bold, Wompi, ePayco, PSE, Nequi). Ninguna cuenta de SURTIA puede recibir dinero del cliente final del operador. Las condiciones, comisiones y tiempos de abono de cada transacción se rigen exclusivamente por el contrato entre el operador y la pasarela elegida.
SURTIA ofrece versiones de prueba (en adelante, "trial") cuya duración varía por vertical (Comercio, Gastronomía, Propiedad Horizontal, Servicios con Agenda y Manufactura) según se publique en la sección de planes. La modalidad de trial puede incluir dos fases secuenciales: trial Pro (versión completa) y trial Básico (funciones limitadas pero acceso al POS y captura de datos preservada).
Congelamiento ("data freeze") al expirar el trial: al finalizar el período total de trial sin activación de un plan pago, la cuenta entra en estado "congelada" (read-only). En este estado:
Esta cláusula se ofrece en favor del titular para evitar pérdida de información comercial valiosa por falta temporal de pago, conforme a la doctrina de protección al consumidor de la SIC y al principio de finalidad de la Ley 1581. SURTIA se reserva el derecho de modificar las condiciones del trial (duración, funciones disponibles, ventana de congelamiento) con preaviso de 30 días calendario a las cuentas activas.
De conformidad con la Ley 1480 de 2011, los suscriptores tienen derecho de retracto dentro de 15 días hábiles a partir del primer pago. Contacte a [email protected]. Reembolso en 5 días hábiles.
El usuario se compromete a utilizar SURTIA únicamente para fines comerciales legítimos. Queda expresamente prohibido:
El usuario reconoce que SURTIA puede colaborar con autoridades judiciales, tributarias y de control financiero ante requerimiento formal, entregando la información mínima legalmente exigible.
La responsabilidad fiscal, contable, tributaria y laboral derivada de las operaciones registradas en la plataforma —incluyendo, sin limitarse a, ventas, compras, nómina, retenciones en la fuente, ICA, IVA, parafiscales, Formulario 220, declaraciones DIAN, liquidaciones laborales y emisión de documentos electrónicos— recae de forma exclusiva e indelegable sobre el usuario que opera la cuenta (tendero, administrador, profesional o empresa).
SURTIA no actúa como contador, asesor tributario, revisor fiscal ni representante legal del usuario, y no garantiza la exactitud, oportunidad ni completitud de las declaraciones, liquidaciones o documentos generados a partir de los datos que el usuario ingresa. Es responsabilidad del usuario validar la información antes de presentarla ante la DIAN, el Ministerio del Trabajo, las administradoras de seguridad social o cualquier autoridad. Se recomienda contar con un contador titulado inscrito en la Junta Central de Contadores.
El usuario libera a SURTIA de cualquier reclamación, sanción o multa impuesta por autoridades como consecuencia del uso indebido, la información inexacta o la omisión del usuario.
SURTIA aplica controles internos de calidad sobre las fórmulas contables, tributarias y de reportería que soportan la información generada por la plataforma (Estado de Resultados, reporte de Gastos, cartera, nómina, retenciones, cierres y demás). Cuando SURTIA identifique que uno de esos cálculos presentó un defecto que afecta cifras ya visualizadas, exportadas o descargadas por el usuario, se reserva el derecho de corregir el cálculo con efecto retroactivo y de emitir avisos correctivos a través de la aplicación (banner in-app dentro del módulo afectado), en los archivos exportados (nota visible en PDF/Excel) y, cuando el impacto lo amerite, por los canales de contacto registrados por el usuario.
El aviso correctivo identifica el módulo, el periodo, la naturaleza del ajuste y la fecha a partir de la cual las cifras corregidas están disponibles. Conforme a esta sección 7A y a la responsabilidad fiscal, contable, tributaria y laboral exclusiva del operador, es responsabilidad del usuario revisar los reportes corregidos y evaluar si debe rectificar, complementar o volver a comunicar información ya entregada a terceros — incluyendo, sin limitarse a, declaraciones ante la DIAN, reportes al Ministerio del Trabajo o a administradoras de seguridad social, estados financieros entregados a socios, revisor fiscal, contador externo, entidades financieras o autoridades. SURTIA no realiza esas rectificaciones en nombre del usuario, no asume las sanciones, intereses o multas derivadas de la información inexacta previamente entregada, y no notifica directamente a los terceros del usuario. La emisión y conservación de los avisos correctivos queda registrada como evidencia técnica y se pone a disposición del usuario y de las autoridades competentes conforme a la sección 10.
Cuando el usuario registra en SURTIA datos personales de terceros (clientes, personas con deuda pendiente, copropietarios, asistentes a citas, empleados, proveedores, contactos comerciales), actúa como Responsable del tratamiento de esos datos frente a sus titulares, y SURTIA actúa únicamente como Encargado del tratamiento conforme al artículo 3 literal d) de la Ley 1581 de 2012.
El usuario declara y garantiza que:
El incumplimiento de estas garantías por parte del usuario lo hace exclusivamente responsable ante la SIC, los titulares y cualquier autoridad, eximiendo a SURTIA de toda responsabilidad solidaria.
Esta sección, en conjunto con la sección 7B, constituye el Contrato de Encargo del Tratamiento de Datos Personales al que se refieren el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013, entre el usuario (en adelante, "Responsable") y SURTIA (en adelante, "Encargado").
El Encargado tratará los datos personales de terceros que el Responsable cargue en la plataforma (clientes, deudores, empleados, copropietarios, asistentes a citas, proveedores y contactos comerciales) con el único fin de prestar el servicio de gestión comercial descrito en la sección 2 de estos Términos.
Las categorías de datos tratados, sus finalidades y bases legales se detallan en las secciones 3.2 a 3.5 de la Política de Privacidad. La duración del encargo coincide con la vigencia de la cuenta del Responsable, más los plazos de conservación tributaria aplicables.
SURTIA se obliga a:
El Responsable se obliga a cumplir con lo establecido en la sección 7B de estos Términos, incluyendo en particular la obtención previa de las autorizaciones de los titulares y la atención directa de las solicitudes ARCO que reciba de sus titulares.
El Responsable autoriza expresamente al Encargado para subcontratar a los proveedores de infraestructura listados por categoría en la sección 5 de la Política de Privacidad. SURTIA garantiza que dichos subencargados están vinculados por obligaciones equivalentes a las de este Contrato de Encargo.
Subencargado de inteligencia artificial (Gemini API — Google LLC, EE.UU.): El módulo de Soporte IA de SURTIA utiliza la API de Gemini de Google LLC. El texto que el operador escribe en el asistente se transfiere a servidores de Google en EE.UU. conforme a la autorización expresamente otorgada por el operador al usar el módulo por primera vez (Art. 26 literal b, Ley 1581/2012). En la modalidad gratuita, Google puede usar las consultas para entrenamiento de modelos de IA. SURTIA sanitiza automáticamente el texto para eliminar PII reconocible antes de enviarlo a Google. El operador es responsable solidario frente a los titulares de datos personales que, pese al aviso en pantalla y la sanitización, hayan sido incluidos por el operador en el chat de soporte. Esta responsabilidad solidaria se activa cuando el operador, siendo consciente del aviso, incluye deliberadamente datos personales de terceros en el asistente. SURTIA no puede ejecutar derechos ARCO de supresión sobre datos ya transferidos a Google — el titular debe contactar a Google directamente. Queda prohibido el uso del asistente para consultas sobre datos de menores de 18 años (Art. 7 Ley 1581, Sentencia C-748/2011). Ver sección 6.1 de la Política de Privacidad para la declaración completa.
Este Contrato de Encargo entra en vigor con la aceptación de estos Términos y permanece vigente mientras exista al menos un dato personal del Responsable bajo tratamiento de SURTIA. Las obligaciones de confidencialidad, devolución/supresión y notificación de incidentes subsisten más allá de la terminación.
Esta sección aplica exclusivamente cuando el usuario es el administrador, consejo de administración, revisoría fiscal, contador o personal autorizado de una copropiedad sometida al régimen de la Ley 675 de 2001 y sus decretos reglamentarios, incluido el Decreto 768 de 2022. Complementa las secciones 7B y 7C sin sustituirlas.
SURTIA es una herramienta técnica de gestión que el administrador utiliza para apoyar la operación de la copropiedad. SURTIA no es administrador, representante legal, revisor fiscal, contador ni asesor jurídico de la copropiedad, y no asume ninguna de las responsabilidades que la Ley 675 de 2001 atribuye a esos cargos (artículos 47, 50 y concordantes).
Cuando el administrador utiliza SURTIA para enviar convocatorias a asambleas, notificaciones, comunicados, estados de cuenta o cualquier comunicación electrónica a propietarios, residentes, arrendatarios o poseedores:
Cuando el administrador utiliza SURTIA para registrar cuotas, cartera, gastos, actas o cualquier información contable o societaria de la copropiedad:
Los datos personales de propietarios, residentes, arrendatarios, poseedores, visitantes, empleados de la copropiedad y proveedores que el administrador cargue en SURTIA se rigen por las secciones 7B y 7C de estos Términos: el administrador (o la persona jurídica de la copropiedad, según corresponda) es Responsable del tratamiento y SURTIA es Encargado.
Adicionalmente, el derecho de acceso del propietario a la información de la copropiedad (Art. 51 Ley 675 — libros, actas, estados financieros, cartera) se ejerce ante el administrador, no ante SURTIA. Si SURTIA recibe una solicitud de un propietario en ejercicio de ese derecho, la canaliza al administrador de la copropiedad conforme a la sección 7C.3(iv).
Antes de utilizar SURTIA para enviar comunicaciones oficiales por canales electrónicos a propietarios o residentes, el administrador se obliga a obtener y conservar la autorización expresa del destinatario para recibir dichas comunicaciones por el canal específico (Art. 9 Ley 1581 de 2012 y Decreto 768 de 2022). SURTIA facilita el registro de esa autorización dentro del módulo de propietarios/residentes; la carga probatoria de haberla obtenido corresponde al administrador.
SURTIA presta el servicio "tal cual" (as-is) y "según disponibilidad" (as-available). En la máxima medida permitida por la legislación colombiana, SURTIA y su responsable no serán responsables por:
La responsabilidad económica máxima de SURTIA, en caso de ser declarada por autoridad competente, queda limitada al monto efectivamente pagado por el usuario en los doce (12) meses anteriores al hecho generador. Durante la fase de beta privada, en la cual el servicio se presta sin costo, esta responsabilidad queda limitada al valor equivalente del servicio prestado por SURTIA en condiciones comerciales normales durante el periodo afectado, sin perjuicio de los derechos irrenunciables del consumidor reconocidos por la Ley 1480 de 2011 y de la responsabilidad por dolo o culpa grave que no admite limitación conforme al artículo 1522 del Código Civil colombiano.
SURTIA podrá suspender de forma inmediata, sin notificación previa y sin que ello genere derecho a indemnización, el acceso a la cuenta del usuario cuando:
En caso de suspensión por uso ilícito, SURTIA conservará los datos del usuario por el plazo legal exigible (mínimo cinco años para información tributaria conforme al Estatuto Tributario) y podrá ponerlos a disposición de la autoridad competente.
El usuario podrá apelar la suspensión escribiendo a [email protected] dentro de los 30 días calendario siguientes, aportando las pruebas que considere pertinentes.
La marca SURTIA, el nombre comercial, el diseño de la plataforma, el código fuente y el contenido propio del sitio son propiedad de Maria Luisa Narvaez Cuervo (persona natural, representante legal de SURTIA S.A.S. en constitución) con solicitud de registro ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) en trámite.
Al aceptar estos términos, SURTIA le concede una licencia de uso no exclusiva, intransferible y revocable para utilizar la plataforma con los fines comerciales descritos en la sección 2. Esta licencia no incluye el derecho a sublicenciar, vender, copiar o distribuir la plataforma.
El contenido que el usuario ingresa (datos de su negocio, productos, clientes, transacciones) es de su exclusiva propiedad (sección 6).
SURTIA podrá actualizar estos Términos y Condiciones. Cuando los cambios sean materiales:
Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia, incluyendo la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor), la Ley 1581 de 2012 (Protección de Datos Personales), el Estatuto Tributario y el Código de Comercio.
Para cualquier disputa derivada de estos Términos, las partes se someten a la jurisdicción de los jueces de Villavicencio, Meta, Colombia y renuncian expresamente a cualquier otro fuero. Para disputas que superen los cincuenta (50) SMLMV, cualquiera de las partes podrá solicitar la convocatoria de un Tribunal de Arbitraje del Centro de Conciliación y Arbitraje de la Cámara de Comercio de Villavicencio.
Funcionalidad futura — no disponible en la versión actual. SURTIA planea operar un marketplace B2B que conectará comercios con proveedores mayoristas, conforme a la Ley 1480 de 2011 y la Ley 2439 de 2024. Las comisiones que se describen a continuación son orientativas y no vinculantes; regirán únicamente cuando el marketplace se active y se notifique previamente a los usuarios. Hasta entonces, esta sección tiene carácter meramente informativo.
| Categoría de Producto | Comisión SURTIA |
|---|---|
| Alimentos y bebidas | 5% |
| Aseo, hogar y ferretería | 6% |
| Papelería y tecnología | 7% |
| Salud y farmacia | 5% |
| Textil y calzado | 8% |
| Otros / General | 10% |
SURTIA no es un Proveedor Tecnológico (PT) habilitado directamente por la DIAN. La emisión de facturas electrónicas DIAN (con CUFE y validación en línea) se realiza a través de aliados tecnológicos certificados por la DIAN. La funcionalidad de factura interna de SURTIA genera documentos de gestión para control contable interno. Estos documentos NO tienen valor fiscal ante la DIAN hasta tanto no sean emitidos a través de un aliado FE habilitado.
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