¿Cómo liquido a mi empleado?

Las prestaciones sociales son pagos que la ley colombiana le exige a todo empleador hacerle a sus empleados, además del salario mensual. Son obligatorias — si no las pagás a tiempo podés recibir multas del Ministerio de Trabajo.

Las más importantes son: prima de servicios, cesantías, intereses sobre cesantías y vacaciones. Todas se calculan a partir del salario base y el tiempo trabajado.

La prima se paga dos veces al año: • Antes del 30 de junio: por el primer semestre (enero–junio) • Antes del 20 de diciembre: por el segundo semestre (julio–diciembre)

Fórmula: (Salario + auxilio de transporte) × días trabajados ÷ 360

Ejemplo con salario de $1.423.500 + auxilio de transporte $200.000 (valores de referencia 2025): Para 180 días trabajados: ($1.423.500 + $200.000) × 180 ÷ 360 = $811.750 de prima.

Las cesantías son un "ahorro forzado" que el empleado puede usar si lo despedís, o para comprar vivienda o pagar educación. Se calculan sobre el mismo período.

Fórmula: (Salario + auxilio de transporte) × días trabajados ÷ 360

Para un año completo de trabajo: ($1.423.500 + $200.000) × 360 ÷ 360 = $1.623.500 de cesantías.

Importante: estas las consignás al fondo de cesantías del empleado antes del 14 de febrero de cada año. Si se te pasa esa fecha, el empleado tiene derecho a reclamar intereses de mora.

Son el 12% anual de las cesantías acumuladas. A diferencia de las cesantías, estos intereses se le pagan directamente al empleado — no al fondo.

Ejemplo: $1.623.500 × 12% = $194.820 de intereses.

Plazo: antes del 31 de enero de cada año. Este es uno de los pagos que más se le olvida a los empleadores pequeños — y uno de los que más quejas genera en el Ministerio de Trabajo.

El empleado tiene derecho a 15 días hábiles de vacaciones remuneradas por cada año trabajado. Si se va antes de completar el año, se le pagan proporcional al tiempo.

Fórmula: Salario × días de vacaciones ÷ 30

Por 15 días: $1.423.500 × 15 ÷ 30 = $711.750 de remuneración de vacaciones.

Ojo: durante las vacaciones el empleado sigue teniendo derecho al auxilio de transporte si aplica.

Si el despido no tiene justa causa (es decir, no hay falta grave comprobada), debés pagar una indemnización adicional. Para contratos a término indefinido:

• Menos de 1 año trabajado: 30 días de salario. • Más de 1 año: 20 días por cada año adicional al primero.

Ejemplo: empleado con 8 meses y salario de $1.423.500 → indemnización = $1.423.500 (equivale a un mes de salario).

Si lo despedís con justa causa (documentada y notificada correctamente), no hay indemnización, pero sí debés pagar las prestaciones acumuladas.

En el módulo de Nómina de SURTIA, ingresás la fecha de inicio del contrato y el salario del empleado, y el sistema calcula automáticamente cuánto le debés por cada concepto: prima, cesantías, intereses, vacaciones e indemnización si aplica.

Descargás el recibo de pago en PDF, lo firmás junto con el empleado y lo archivás. Sin fórmulas en Excel, sin errores de cálculo, sin multas por valores incorrectos.